Eine gute Auftragsklärung

Häufig werde ich angefragt für ein Graphic Recording oder ein Strategiebild, ohne das dem Kunden wirklich klar ist, welch unendlich viele Möglichkeiten es daneben und drum herum gibt. Wie soll er auch. Das ist ja unser Business. Und ich sehe mich da durchaus in einer Bringschuld, dem Kunden (wenn er möchte!) aufzuzeigen, was alles möglich ist im großen Universum der Visualisierung. Denn nicht jede Form der Visualisierung ist auch die beste Lösung.

Schon bei der ersten Anfrage stelle ich in der Regel diverse Fragen und berate gerne dahingehend, die beste Lösung für die Anforderungen des Kunden zu finden.

Die Auftragsklärung sollte alle offenen Fragen regeln. Ich frage immer so lange nach, bis ich bis ins kleinste Detail verstanden habe, worum es geht und was dem Kunden wichtig ist. Die untenstehende Checkliste kann helfen, die richtigen Fragen zu stellen, damit man wirklich an die relevanten Kernbotschaften kommt. Eine der wichtigsten Fragen am Anfang ist, was am Ende mit dem Bild gemacht werden soll. Das »Wozu wird dieses Bild gebraucht?« steht im Vordergrund. Der Kunde kann durch die Beantwortung dieser Fragen den bestmöglichen Nutzen aus jeder Form der Visualisierung ziehen. Eine gute Beratung ist Gold wert, dazu gehört auch das Aufzeigen der diversen visuellen Möglichkeiten, die den Prozess des Kunden voranbringen können. 

Nicht jede visuelle Darstellungsform, Umsetzung und auch nicht jedes Material ist für sämtliche Anforderungen passend. Mal ist ein analoges Graphic Recording im Großformat das Mittel der Wahl, mal eine digitale Aufzeichnung am iPad oder auch vielleicht viele Einzelbilder im Kleinformat. Oder es macht Sinn, während des Prozesses mehr Beratung mit hineinzubringen, bestehend aus Visual Facilitation oder, wenn es komplizierter wird, auch ein Tandem anzubieten aus einem Facilitator und einem Graphic Recorder.  Manchmal wird ein Live-Graphic-Recording angefragt und nach einem intensiven Gespräch stellt sich heraus, dass eigentlich ein Strategiebild mit Korrekturmöglichkeiten viel zielführender ist. Über gezielte Fragestellungen und eine gemeinsame Erforschung der Absicht des Kunden kann man ein zielführendes und für den Kunden wirklich sinnvolles Angebot anbieten. Voraussetzung für all das ist es, dass das eigenen Graphic-Recorder-Wissen prall gefüllt ist. Man muss nicht jedes Format selbst abdecken können, aber man muss wissen, wo man sich Hilfe holen kann. 

• Worum geht es?
• Wie ist die Veranstaltung in den Gesamtprozess eingebettet?
• Wie kann das Recording helfen, das Event, den Workshop oder auch den Gesamtprozess zu unterstützen?
• Ist es eher ein Event zur Stärkung des Teams, dann sollten negative Töne vielleicht nicht mit auf das Bild.
• Sollen alle Stimmen/Meinungen eingefangen werden?
• Digital oder analog?
• Soll das Ergebnis auf ein Bild oder mehrere? Gibt es CI-Farben, an denen sich das Bild orientieren sollte?
• Wird eine Graphic Wall bei einem Graphic Recording benötigt? 
• Gibt es schon Stichworte der Reden, die gehalten werden?
• Wenn es Veranstaltungen/Workshops zur gleichen Zeit gibt, müssen Lösungen gefunden werden, wie ich an die Inhalte komme.
• Zusendung der Agenda, Präsentationen und Örtlichkeiten.
• Bei Remote: technische Details klären.
• Welche Kernbotschaften sollen auf jeden Fall vermittelt werden auf diesem Bild und welche Emotionen? 
• Welche Inhalte sollen auf keinen Fall Platz auf dem Bild finden?
• Gibt es eine Deadline für die Fertigstellung?

Fazit: ich nehme mir sehr viel Zeit im Vorfeld für die Auftragsklärung. Dann ist am Ende das Ergebnis optimal und der Kunde glücklich. Und ich auch! 

Und wie immer freue ich mich über Ideen, Kommentare und Anregungen. Lasst es Euch gut gehen und keep on drawing.