Wer kennt sie nicht? Diese laaaaangweiligen Online-Meetings, die sich gähnend in die Länge ziehen? Es sind im letzten Jahr gefühlt 1000 neue Ideen aus dem Nichts entstanden, wie man diese verbessern kann. Vor genau einem Jahr hat man noch versucht, die analoge Welt irgendwie in die Online-Welt zu übertragen und war froh, wenn man die Zoom- oder Teams- oder Was-auch-Immer-Funktionen verstanden hatte. Man hat noch nicht gewusst, dass es unhöflich ist, seine Kamera nicht einzuschalten oder dass man sein Mikro ausschalten sollte, wenn man nicht redet. Seitdem ist enorm viel passiert, und es gibt auch wirklich tolle Online-Meetings, die Freude bringen, nicht anstrengend sind und in denen viele neue tolle Ideen entstehen. Als Online-Graphic-Recorderin durfte ich bei sehr vielen Meetings dabei sein und mitzeichnen, was geredet wurde. Dabei habe ich sehr viel über eine gute und auch über eine schlechte Online-Meeting-Kultur gelernt und was ein gutes Meeting ausmacht. Ich möchte hier von meinen Erfahrungen berichten, also von Meetings, in denen die Teilnehmer voll wach und präsent waren und teilweise mit mehr Energie aus so einem Meeting heraus gegangen sind als sie hinein gegangen sind.
Ich möchte nur ein paar Ideen anreißen, aber mein Fokus liegt hier natürlich - wen wundert es - auf der Visualisierung.
Bevor ich mit den Ideen starte, wie Visualisierungen ein Online-Meeting bereichern können, hier ein paar grundsätzliche Ideen: Das A und O ist die aktive Einbindung aller Teilnehmer in das Meeting. Wenn jede Stimme mit einem guten und auflockernden Check-In in den virtuellen Raum geholt wird, ist der erste große Schritt in Richtung aktiver Teilnahme getan. Wichtig ist natürlich, dass alle das Gefühl haben, dass alles gesagt werden darf. Gerade im virtuellen Raum gibt es dort noch viele gefühlte Hürden. Diese Check-In und auch -Out Fragen kann man natürlich auch richtig hübsch gestalten für die virtuelle Einleitung.
Gute Fragen: Im Netz gibt es mittlerweile diverse Seiten, von denen man sich gute Check-In oder -Out Fragen herunterladen kann. Ich persönlich finde einfachen Fragen gut wie: "wie geht es Dir heute?" oder "wie ist Dein inneres Wetter?" oder auch projektbezogene Fragen wie "welches Bild taucht in mir auf, wenn ich an unser Projekt denke?" oder "was braucht es, damit ich sagen kann, das war ein gutes Meeting?". Eine gute Check-Out Frage wäre beispielsweise: "wofür übernehme ich in Zukunft die Verantwortung?"
Eine sehr gute Vorbereitung und eine klare und transparent gemachte Intention des Gastgebers finde ich wichtig. Und das dann in Kombination damit, während des Meetings wieder loslassen zu können, sich zu entspannen und der Gruppe und dem Prozess zu vertrauen. Also eine gute Kombination aus Struktur, Stille und Party. Es macht auch Sinn, sich am Anfang mit der Gruppe ein paar Praktiken des Gelingens auszudenken, mit dem Ziel, sich die Verantwortung für den Prozess zu teilen. Zu einem Gefühl der Leichtigkeit kann gute Musik in den (vielen!) Pausen beitragen sowie Bewegungselemente wie Schreibtisch-Yoga.
Ein guter Gastgeber sollte sich außerdem immer Hilfe mit ins Boot holen. In kleineren Meetings macht das nicht immer Sinn aber auch hier kann man Aufgaben am Anfang transparent machen und kleinere Dinge auf mehrere Schultern aufteilen. Im Idealfall arbeitet jedoch der Gastgeber in größeren Meetings mit einem Technik-Host und einem Scribe zusammen, also mit jemandem, der die Inhalte aufnimmt. Und hier könnte ich ins Spiel kommen, aber das ist heute nicht der Schwerpunkt. Das ist der Inhalt im nächsten Blog in 4 Wochen.
Heute geht es um die Frage, wie Visualisierungen helfen können, ein Meeting aufzuwerten, immer mit dem Fokus darauf, dass es ein zieldienliches und kreatives Meeting sein soll, in dem die Beteiligten Freude daran haben und sich gerne einbringen.
Visualisierungen vor, während und auch nach einem Meeting bieten den Teilnehmern Struktur und Übersichtlichkeit. Sie zeigen auf, dass man sich als Gastgeber Mühe gegeben hat, weil die Teilnehmer es wert sind. Es macht mehr Freude, sich mit den Themen zu beschäftigen, wenn man gerne hinschaut. Außerdem zwingen Visualisierungen zu einer Art Minimalismus. Das Gegenteil sind PowerPoint-Schlachten, die es eh schon häufig genug gibt.
Die Visualisierungen können dabei entweder ganz simpel in Eigenregie erstellt, oder auch professionell ausgearbeitet werden (von mir natürlich :-)). Oder auch alles dazwischen. Wichtig ist, dass sie einen Look and Feel haben, der dem der Veranstaltung entspricht. Im Folgenden habe ich ein paar Beispiele aufgezeichnet, die gerne nachgeahmt werden können. Darüber hinaus gibt es natürlich noch 1000 weitere Möglichkeiten, Themeninhalte und ähnliches aufzuzeigen bzw. zu visualisieren.
Fangen wir an mit der Einladung. Diese kann vorab per Mail an alle Teilnehmer verschickt werden. Häufig werden solche Einladungen auch mit kleinen Hinweisen verbunden, die schon auf die Inhalte des Meetings hinweisen. Man kann auch eine "Nettikette" mitschicken, z. B. mit liebevoll gestalten Hinweisen, wie man sich wünscht, dass die Teilnehmer sich verhalten beispielsweise die Kamera anzuschalten. Wenn man es richtig aufwendig machen möchte, kann man die schön gestaltete, gedruckte Einladung auch mit einem Energieriegel oder einem Entspannungstee (natürlich gebrandet mit dem Veranstaltungslogo) per Post verschicken.
Punkt zwei kann ein schönes Herzlich-willkommen-Schild sein. Auch gerne als Hintergrundbild des Veranstalter-Teams.
Als dritten Punkt empfiehlt es sich, die Agenda transparent für alle mitzuschicken mit klaren Pausenzeiten für eine bessere Planbarkeit der Teilnehmenden.
Und als viertes finde ich die "Praktiken des Gelingens" super. Immer wenn ich in einem Meeting war, und es gab am Anfang solche Vereinbarungen, war das Ergebnis dieses Meetings erfolgreicher. Denn hier committen sich die Teilnehmer beispielsweise freiwillig dazu, immer ganz anwesend zu sein (was online wirklich nicht immer gegeben ist). Oder es entsteht das Commitment, dass alle sagen, wenn sie etwas brauchen oder alles sagen, was sie denken. Oder was auch immer. Das wäre dann der Gruppe und der Moderation überlassen. Die Visualisierung sollte so gestaltet sein, dass der Gastgeber oder Scribe spontan in ein schon fertiges Template hineinschreiben kann.
Und damit sind wir auch schon beim nächsten Punkt, wo eine Visualisierung ein Meeting unterstützen kann.
Nämlich gut vorbereitete Templates für Gruppenarbeiten. Wie häufig entlässt man Kleingruppen in die Breakout-Räume und wenn diese dort angekommen sind, haben sie die Fragestellung vergessen?! Oder eine Gruppe präsentiert im darauffolgenden Plenum eine exzellente Zusammenfassung der Gruppenarbeit, während in der anderen Gruppe noch nicht mal jemand mitschreibt.
Um das zu verhindern, kann man mit Templates arbeiten, in dem jede Gruppe alle wichtigen Informationen, Fragestellung u.ä. vorfindet und in dem auch ein immer gleich viel Platz für deren Ideen festgelegt ist. Somit kann man die Ergebnisse am Ende besser nutzen und auch eine Vergleichbarkeit herstellen, sofern das dem Gesamtprozess dienlich ist. Ein Tool, um in solche Templates einarbeiten zu können, wäre Miro. Doch dazu komme ich gleich.
Was nicht fehlen darf, ist natürlich ein schickes Pausenzeichen. Immer mit dem Hinweis, wann es genau weitergeht. Das sorgt für Struktur, Übersichtlichkeit und Pünktlichkeit.
Ich war als zeichnender Beobachter nun schon in vielen Meetings. Wirklich gute Meetings hatten alle 60-90 Minuten eine ausreichend lange Pause und eine mindestens einstündige Mittagspause. Nur so bekommen die Teilnehmer immer wieder ihren Kopf frei und frisch.
Ein wirklicher Aha-Moment stellt sich immer dann ein, wenn Teilnehmer Verantwortung für kleinere oder auch größere Teilbereiche übernehmen. Vielleicht haben Sie ja einen Yogalehrer in der Gruppe, der 10 Minuten der Pause füllt? Getreu dem Motto der Kommunikationslotsen "das Wissen liegt in der Welt" muss man als Gastgeber gar nicht alles selbst machen. Auch diese Form der Visualisierungen natürlich nicht :-)
Zu guter Letzt hätte ich noch ein paar Tipps von zusätzlichen Apps für ein gelungenes Online-Meeting:
Erst einmal zur Umsetzbarkeit der aktiven Teilnahme der einzelnen Teilnehmer:
Es gibt großartige Tools im virtuellen Raum, wie man Pinnwände ersetzen kann. Dazu gehören die Anbieter Miro, Mural oder Concepts.
Das sind alles Anbieter, die es ermöglichen, fast wie im echten Leben zusammen an einem Projekt gleichzeitig zu arbeiten.
Ein ganz tolles Tool ist noch mmhmm, wie ich finde. Das ist eine Präsentations-App, die es einem ermöglicht, seine Präsentation zu zeigen UND gleichzeitig mit seinem Kopf sichtbar zu bleiben. Denn häufig verliert man als Präsentierender den Kontakt zur Gruppe, wenn diese nur noch PowerPoint Folien sieht. Wenn man den Blickkontakt behält, läuft alles gleich viel geschmeidiger und lockerer. Das löst so eine App für uns.
In diesem Sinne freue ich mich auf einige gemeinsame Online-Meetings.
Und jederzeit freue ich mich natürlich auch auf Ihre Fragen, Anregungen und Meinungen zu diesem Thema.
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