Warum überhaupt Prozesse visualisieren?
Der Begriff Prozess (Begriff aus dem lateinischen: „procedere“, fortschreiten, bzw. „processus“, der Verlauf oder Fortgang) wird auch als Vorgang, Ablauf oder Arbeitsschritt bezeichnet. Unter Prozess versteht man die Gesamtheit aufeinander einwirkender Vorgänge innerhalb eines Systems. So werden mittels Prozessen Materialien, Energien oder auch Informationen zu neuen Formen transformiert, gespeichert oder transportiert.
...hört sich schon komplex, wenn nicht gar kompliziert an. Ist es meistens auch. Und gerade dann helfen Bilder, um die Komplexität zu reduzieren, zu vereinfachen und Kompliziertheit sogar komplett rauszunehmen.
Bei Prozessen stellt sich die Frage, ob man diese so oder so darstellen möchte und was die Kunden oder Teammitglieder besser verstehen werden...
....eigentlich nicht, oder?
Aber wieso verstehe ich, als Visualisieren, denn die komplexen Vorgänge, die teilweise im Haus noch nicht mal von jedermann verstanden werden?
Hier für möchte ich einmal mein Vorgehen beschreiben bei dieser besonderen Form der strategischen Visualisierung.
Im Prinzip gehe ich bei der Visualisierung eines Prozesses sehr ähnlich vor, wie bei einem "normalen" Strategiebild. Der Unterschied ist, dass die Prozessbilder häufig komplexer sein können und es hier die Möglichkeit gibt, keine Bilderwelt, sondern ein reines Prozessbild darzustellen. Doch dazu später.
Beim Briefing konzentriere ich mich erst einmal darauf, wie die Dinge zusammen hängen. In der Regel muss ich im Detail nicht verstehen, was ganz genau dahinter steckt. Aus Erfahrung kann ich sagen, dass das durchaus Sinn macht. Weil ich mich so niemals im Detail verlieren kann, sondern immer den Prozess aus einer Helikopterperspektive sehe. Beim Briefinggespräch halte ich es in der Regel genau so, wie ich es in der Sesamstraße gelernt habe. "wer, wie was, wieso, weshalb, warum, wer nicht fragt bleibt dumm". Ich muss manchmal ziemlich lange nachfragen und auch meine tollen Kunden immer wieder auf die Helikopterperspektive zurück holen, bis ich genau verstehe, worum es genau geht.
Bei diesem Wer-Wie-Was-Gespräch mache ich häufig schon die ersten visuellen Vorschläge, die ich mit Hilfe meiner Dokumentenkamera während eines Video-Meetings sofort teilen kann. Dieses Hilfsmittel, welches durch die Corona-Zeit erst so richtig zum Einsatz kam, erleichtert die Kommunikation im Anfangsstadium ungemein. Wieder einmal kann man sagen "Bilder sagen mehr als Worte". Missverständnisse können hier zu einem sehr frühen Zeitpunkt ohne große Mehrarbeit geklärt werden.
Da es sich, wie oben beschrieben, häufig um recht komplexe Prozesse handelt, ist diese Phase für mich die allerwichtigste.
Zum Beispiel erklärte mir bei so einem Gespräch ein Kunde, wie bei CITTI der IT Service funktionieren sollte (Bild dazu siehe oben). Wie welche Abteilung wann zum Einsatz kommt, welche Rolle der Kunde darin spielt. Was passiert, wenn Störungen auftreten, wer hier wann und wie was zu tun hat. Wer für die Planung zuständig ist und wer für die Sicherheit. Und wie diese Abteilungen wiederum in den Gesamtprozess eingebettet sind. Und wo das ganze Wissen zusammen läuft. Es gibt klare Rollen und Verantwortlichkeiten, die kommuniziert werden müssen. Das ist nur ein Miniausschnitt aus so einem Briefinggespräch.
Wie oben erwähnt, scribble ich zu diesem Zeitpunkt mit und kann am Ende des Gespräches häufig erste Vorschläge zur Visualisierung machen. Diese können beispielsweise so aussehen in der Verbindung mit der Frage "meinen Sie das so oder so?" oder "ist das die Welt, in der Sie Ihren Prozess sehen können?"
Mein Ziel ist es, dass am Ende von so einem etwa einstündigen Gespräch die Bilderwelt feststeht. In diesem Fall haben wir uns auf die Rakete geeinigt und noch weitere tiefer gehende Details geklärt.
Die nächsten Schritte zeichne ich dann nur in der Schwarz-Weiß-Phase. Weil es bei den Prozess- und Strategiebildern hauptsächlich um den Transport und das Sichtbarmachen von Inhalten geht. Farben spielen eine eher untergeordnete Rolle. In der Schwarz-Weiß-Phase kann ich Korrekturen einfacher umsetzen. Anstatt 6 Ebenen (Linie, Farbe, Text, Schatten, Licht, Extras) habe ich nur zwei Ebenen (Linie und Text). Das spart also Arbeit, Zeit und Kosten.
Denn natürlich wird es in diesem Entwicklungsschritt noch inhaltliche Korrekturen geben. Diese sind eingeplant und auch erwünscht. Denn ich kann den Prozess ja niemals so gut verstehen, wie der Kunde selbst.
Von diesen Korrekturstufen habe ich in der Regel zwei. Je nach anfänglicher Klarheit im Briefinggespräch auch mal mehr. Weniger funktionieren meistens nicht. Das habe ich schon häufig versucht, aber meistens geht der Schuss nach hinten los und der Kunde braucht doch noch Änderungen. Diese finden bei nur einer einkalkulierten Korrekturrunde, dann in der finalen farblichen Version statt. Das wird dann aber wesentlich aufwendiger und teurer, wegen den 6 Ebenen.
Häufig sind Prozesse in einem Unternehmen über Jahre gewachsen und jeder Mitarbeiter hat es immer genauso gut gemacht, wie er zu dem Zeitpunkt überzeugt war, dass es richtig ist. Das führt aber manchmal dazu, dass manche Beteiligte gar nicht wissen, was andere Beteiligte wissen. Und das wiederum kann zu Doppel- und Mehrarbeit führen. Oder zu gar keiner Erledigung der Arbeit.
Bilder können dabei helfen, den Knoten zu lockern und am Ende auch eine Menge Geld einzusparen.
Man kann Prozesse auch anders darstellen. Pfeile, die sich aufeinander aufbauen. Dinge, die nacheinander ablaufen oder, wenn eine Entscheidung die andere bedingt, können auch so dargestellt werden. Bei den Beispielen oben sieht man ein paar Varianten davon. Mischformen sind total gängig.
Bei meinen Visualisierungstrainings können meine Teilnehmer:innen am Ende Ihren ganz eigenen Prozess (recht vereinfacht) zeichnen. Dahin führe ich sie. Und ich habe recht viele IT Männer dabei, die fast jedes mal behaupten, in ihrem Bereich sollte man nicht so viel Farbe und erst recht keine richtigen Bildchen zeigen. Das verstünden die anderen IT Männer nicht. Weil sie halt Männer sind. Ich widerspreche dieser Aussage ganz gerne. Denn hier oben ist das beste Beispiel, dass man sehr trockene und männerlästige Themen (IT ist immer noch nicht so ganz divers ;-)) auch mit Farbe und mit einem richtigen Bild abbilden kann. Es müssen nicht zwingend nur grau-blaue Pfeile und Kästen sein.
Komplexe Prozesse zu visualisieren ist eine Königsdisziplin in der Strategischen Visualisierung. Die Hauptarbeit liegt in der Vorbereitung und in der Kommunikation mit dem Kunden.
Ich persönlich liebe diese Form der Visualisierung, weil sie so unglaublich viel Sinn macht und dem Unternehmen einen riesengroßen Mehrwert schafft. Ein einheitliches Verständnis, eine klare Kommunikation, besser Rollenverteilung und Verantwortungen. Und am Ende auch eine Menge gespartes Geld.
Wenn Sie sich jetzt fragen, ob es Sinn machen könnte, Ihren Prozess zu visualisieren, kann ich bereits jetzt mit einem klaren JA! antworten. Die Frage ist nur, wie wir hier am besten vorgehen. Rufen Sie mich gerne an oder schreiben mir eine Nachricht, falls ich Sie hierfür beraten kann.
Ihre Martina Grigoleit
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